Surat resmi yang dikeluarkan atasan untuk bawahan dalam sebuah instansi guna melakukan suatu tugas tertentu disebut dengan surat tugas. Keberadaan surat ini penting terutama bagi sang penerima surat.
Nantinya orang yang menerimanya akan memperoleh dasar penugasan secara resmi jadi ketika dibutuhkan bisa memiliki dasar untuk penjelasan kepada pihak ketiga. Untuk informasi lebih jelasnya mengenai surat ini simak informasi berikut.
Ciri-Ciri
Tentunya ada yang membedakan antara jenis surat ini dengan surat lainnya yang bisa kalian ketahui. Adapun beberapa ciri-cirinya sebagai berikut ini.
• Terdapat penjelasan perihal penugasan pimpinan ke pegawai/staf untuk sebuah pekerjaan tertentu di dalam suratnya.
• Bahasa yang dipergunakan baku dan resmi, isinya padat, singkat, dan jelas.
• Surat harus dilengkapi kop surat, judul, nomor, isi surat, tanggal, nama serta tanda pemberi tugas, dan nama serta tanda tangan penerima tugas.
• Surat harus di cap dengan menggunakan stempel instansi bersangkutan
• Surat tugas harus dibubuhi dengan stempel instansi yang bersangkutan.
Fungsi Surat Tugas
Surat ini tentunya memiliki beberapa fungsi yang harus kalian pahami terlebih dahulu. Tujuannya supaya dalam pembuatannya akan menjadi lebih mudah dan fungsinya sebagai berikut.
• Bukti legal tertulis yang menyatakan jika atasan mendelegasikan tugas ke bawahan sesuai dengan apa yang tercantum di dalam surat
• Berguna sebagai sebuah dokumen formal yang berguna di dalam administrasi riwayat pekerjaan karyawan
• Sarana komunikasi diantara instansi tempat staf ditugaskan
Hal-hal yang Wajib Ada
Salah satu fungsi dari surat tugas yakni menjadi sebuah bukti legal tertulis pada sebuah pendelegasian tugas. Maka dari itu perlu diperhatikan mengenai apa saja yang harus dicantumkan di dalamnya supaya tidak timbul permasalahan menantunya. Adapun poin penting yang harus diperhatikan sebagai berikut.
• Identitas atasan ataupun pejabat yang memberikan tugas seperti nama, jabatan serta nomor pegawai jika tersedia. Cantumkan pula informasi seperti nama dan alamat instansi yang memberikan tugas
• Identitas terkait penerima tugas secara lengkap
• Penjelasan secara detail terkait tugas yang diberikan serta sejauh mana wewenangnya pada tugas tersebut dapat dilaksanakan
• Lokasi dan durasi untuk waktu pengerjaan tugas.
Format Surat Tugas
Terdapat beberapa tujuan dari dibuatnya surat ini dan tentunya sangat bergantung pada instansi pemberi tugas. Adapun beberapa format umum yang bisa diikuti dan berikut adalah bagian-bagian yang sebaiknya dicantumkan.
1. Kop surat
Kop surat memiliki beberapa bagian seperti logo, nama, dan alamat instansi pemberi tugas. Tentunya dengan keberadaan kop ini menunjukkan bahwa surat dikeluarkan secara resmi oleh yang bersangkutan.
2. Nomor surat dan perihal
Bagian ini termasuk ke dalam kepala surat yang nantinya berguna mempermudah urusan pengarsipan serta menerangkan isi surat secara singkat.
3. Identitas pemberi tugas
Format ini berisikan mengenai nama dan jabatan dari orang yang memberikan tugas.
4. Identitas penerima tugas
Berisikan mengenai data diri dari orang yang diberikan tugas. Informasi tersebut seperti, alamat, nama, jabatan, instansi, maupun nomor pegawai kalau ada.
5. Penjelasan tugas
Kalian bisa menjelaskan apapun yang harus dikerjakan penerima tugas dengan detail
6. Lokasi dan waktu
Sebutkan informasi terkait dimana serta waktu tugas harus selesai.
7. Penutup
Bagian penutup surat umumnya berisikan kalimat penutup yang disertai dengan tanggal pembuatan surat dan tanda tangan dari sang pemberi tugas dan stempel (jika instansi resmi)
Syarat Penulisan Surat Yang Baik
Surat jenis ini merupakan surat formal tentu saja dalam penyusunannya perlu memperhatikan kaidah penulisan dengan baik dan benar tentunya. Penjelasan tersebut berkaitan dengan bahasa yakni.
• Bahasa baku yakni jelas maupun tidak mempunyai makna ganda
• Lugas yakni tidak banyak basa-basi, tidak mubazir, mengikuti perkembangan dalam bahasa surat
• Efektif dan efisien
• Bernalar
Di lain sisi ternyata untuk penyusunan serta penandatanganan surat perlu dilakukan oleh pejabat berwenang tentunya didasarkan pada lingkup wewenang, tugas serta tanggung jawabnya. Surat disampaikan pada yang memperoleh tugas serta tembusan untuk pejabat ataupun instansi terkait.
Jadi itulah informasi yang terkait dengan surat tugas yang dapat kalian ketahui mulai pengertian hingga format penulisan. Format tersebut harus penting diperhatikan supaya tidak ada kesalahan penulisan.